Mobile Buchhaltungssoftware für digitale Nomaden

Da viele Freelancer einer kreativen Tätigkeit nachgehen, haben sie selten eine Ausbildung als Finanzprüfer hinter sich. Doch auch wenn Du den Schritt in die Selbstständigkeit aus einer angestellten Tätigkeit wagst, hast Du Dich häufig nicht im Vorfeld mit dem Thema Buchhaltung beschäftigt.

Gehörst Du auch zu den Selbstständigen, die mit der Buchführung bisher kaum in Berührung gekommen sind? Dann solltest Du in Betracht ziehen, Dir eine spezielle Buchhaltungssoftware anzuschaffen. Solche Programme helfen Dir, Deine Einnahmen bzw. Ausgaben einfach und schnell zu erledigen. Überdies behältst Du immer einen guten Überblick. Wir sagen Dir, welche Eigenschaften solche Systeme beinhalten können, damit diese Deinen Anforderungen perfekt entsprechen.

Musst Du überhaupt Buch führen?

Zuerst solltest Du Dir die Frage beantworten, wie Du Buch führen musst. Das deutsche Gesetz schreibt genau vor, welche Berufsgruppen zu einer einfachen bzw. einer doppelten Buchhaltung verpflichtet sind. Weißt Du, zu welcher Du zählst? Wenn Du Dir darüber unsicher bist, frage Deinen Steuerberater bzw. lese im Handelsgesetzbuch nach, ob diese Kriterien auf Dich zutreffen:

  • Du bist im Handelsregister eingetragen
  • Dein Jahresumsatz liegt unter 600.000 Euro bzw. Dein Gewinn überschreitet nicht 60.000 Euro

Wenn Du einen der beiden Punkte erfüllst, musst Du eine doppelte Buchführung leisten. Als Freiberufler gehörst Du normalerweise nicht zu der Gruppe der Selbstständigen, die eine doppelte Buchführung leisten müssen. Dann reicht es vollkommen aus, wenn Du Bei einer einfachen Buchhaltung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellst.

Unabhängig davon, ob Du gesetzlich dazu verpflichtest bist, ist es jedoch immer sinnvoll, genau Buch zu führen. Die Informationen brauchst Du zum einen, um die jährliche Steuer ans Finanzamt zu übermitteln. Zum anderen hast Du immer einen guten Überblick über Deine Geschäftszahlen. Besonders, wenn Du viel auf Reisen bist bzw. kein festes Büro hast, ist es wichtig, stets über alle Zahlen Bescheid zu wissen. Schließlich besteht Deine Existenz aus Deiner Arbeit. Diese kannst Du nur dann erfolgreich führen, wenn Du Dir darüber im Klaren bist, wie sich Deine Geschäftszahlen verhalten.

Wie kann Dir eine Software dabei helfen?

Gerade wenn Du viel unterwegs bist, ist es schwierig, einen Überblick zu behalten. Große Papierberge an Rechnungen und Belegen sind ebenfalls nicht von Vorteil. Auf Reisen nehmen solche Schriftstücke nur Platz weg.

Stattdessen ist es viel einfacher, alle Informationen immer digital dabei zu haben. Zudem ist es wichtig, dass Du in Deiner Mobilität nicht eingeschränkt wirst und jederzeit Zugriff auf Deine Daten hast. Ein Buchhaltungsprogramm unterstützt Dich dabei enorm.

So hilft es Dir zum Beispiel bereits dabei, wie Du richtig Rechnungen an Kunden schreibst. Diese unterliegen bestimmten Regelungen, welche Dir eine solche Software angibt und für Dich als eine Art Spickzettel fungieren kann. Zudem kannst Du die Rechnungen innerhalb des Programms verfassen sowie ein individuelles Dokument im Corporate-Design erstellen. Mit ein paar Handgriffen kannst Du schnell Dein Logo sowie Deine Schriftart anpassen. Hast Du immer wiederkehrende Rechnungen, musst Du dieses nicht einmal kopieren. Stattdessen kann die Software diese automatisch erstellen bzw. verschicken.

Ebenfalls für eine Software spricht, dass Du nicht auf externe Leistungen angewiesen bist. Dies gibt Dir mehr Spielraum sowie Kostenersparnisse. Im Gegensatz zu Dienstleistern, die Deine Buchhaltung übernehmen, bezahlst Du für eine Software deutlich weniger. Zusätzlich bist Du nicht an Geschäftszeiten gebunden. Dies ist besonders wichtig, wenn Du Dich im Ausland in einer anderen Zeitzone befindest. Bei Zeitverschiebungen kannst Du selten zu einem guten Zeitpunkt Telefonate führen bzw. schnelle Rückmeldungen auf E-Mails erhalten.

Die wichtigsten Eigenschaften einer Buchhaltungssoftware für unterwegs

  • Leichte Bedienbarkeit bzw. nutzerfreundliches Design
  • Cloud-Lösung
  • DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater
  • Schnittstelle zum Bankkonto

Wieso solltest Du genau diese Aspekte berücksichtigen?

Wenn Du Dich wenig mit dem Finanzwesen auskennst, ist es besonders wichtig, dass Deine Software weder kompliziert noch schwer zu bedienen ist. Achte daher darauf, dass Du Dich für ein Programm entscheidest, dessen Design Dich anspricht.

Statt einer Desktop-Software bietet Dir eine Cloud-Lösung genau die Vorteile, die Du in Deiner Mobilität brauchst. Mit einer gut funktionierenden Internetverbindung kannst Du von jedem Ort auf der Welt auf Deine kompletten Daten zugreifen, ohne immer den gleichen Laptop dabei zu haben. So kannst Du sogar von einem Internetcafé aus jederzeit alle Informationen erhalten. Dies liegt darin, dass die Cloud alle Daten auf einem externen Server speichert, für den Du monatlich einen kleinen Betrag zahlen musst.

Dieser lohnt sich allerdings sehr. Sogar mit Deinem Smartphone kannst Du so Belege Deiner Käufe abfotografieren und in Deine Software integrieren. Eine händische Eingabe entfällt, was Dir einiges an Zeit spart.

Zudem sind solche Programme ständig mit dem Internet verbunden. Das bringt Dir den Vorteil, dass der Anbieter rechtliche Neuerungen jederzeit in Deiner Software aktualisieren kann. Wie zum Beispiel bei der Mehrwertsteuersenkung 2020. Die Gesetzlage ist damit immer auf dem neusten Stand und Du musst Dir keine großen Gedanken über rechtliche Probleme machen.

Dank der DATEV-Schnittstelle kannst Du außerdem Deine Steuer unmittelbar über Deine Software an den Steuerberater übermitteln. Das verringert den Aufwand enorm. Dein Steuerberater sieht alle Vorgänge des letzten Jahrs und Rückfragen zu fehlenden Belegen entfallen vollständig. Diese sieht er ja alle dank der Software automatisch.

Dasselbe gilt für den Zugriff auf Dein Bankkonto. Verbinde einfach Dein Online-Banking mit dem Buchhaltungsprogramm. Dadurch überträgt das System Zahlungseingänge automatisch und weist es der passenden Rechnung zu.

Digitalisierung erleichtert die Selbständigkeit

Die richtigen Programme sind sowohl für Unternehmer als auch für Freelancer essenziell. Sie fördern ohne viel Aufwand Deine Wettbewerbsfähigkeit, da Du durch deren Nutzung mehr Zeit für Dein Tagesgeschäft erhältst. Das digitale Zeitalter unterstützt Selbstständige in vielen Bereichen und gibt ihnen mehr Freiheiten.


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