Um die Welt reisen, neue Länder entdecken, fremde Kulturen kennenlernen und immer genug Geld in der Tasche haben – diese Idee verfolgen jedes Jahr tausende Studienabgänger, Abiturienten und andere Teilzeit-Aussteiger. In Zeiten, in denen Freelancer im Internet ortsunabhängig Aufträge abarbeiten können, ist diese Form der Weltreise längst kein Geheimtipp mehr.
Während früher eine anstrengende Jobsuche entweder von Deutschland aus im Zielland oder direkt vor Ort viel Zeit und Nerven kostete, fällt dieser Aspekt aufgrund der vielfältigen ortsunabhängigen Freelancetätigkeiten weg. Freelancer können zum Beispiel texten, programmieren, Marketingaufgaben übernehmen, virtuelle Assistenz anbieten, fotografieren, korrigieren oder transkribieren – um einige gängige digitale Jobs zu nennen. Wer Interesse hat, als digitaler Nomade die Welt zu bereisen, sollte zuerst den Beitrag „Als Freelancer im Ausland arbeiten“ lesen. Dort sind unter anderem grundlegende Betrachtungen der Job-Möglichkeiten und Tipps zum Umgang mit Online-Jobbörsen beschrieben. Außerdem werden die verpflichtenden Verwaltungsaufgaben sowie steuerlichen Anforderungen erläutert, die sie erfüllen müssen.
Wie digitale Nomaden ihr Online-Business effizient organisieren ist jetzt Thema.
Verwaltungsstrukturen schaffen
Jeder Freelancer, jeder Selbstständige, jeder Unternehmer verursacht Geschäftsvorfälle.
- Es handelt sich zum Beispiel um einen Geschäftsvorfall, wenn ein Kunde eine Rechnung erhält.
- Ein anderer Geschäftsvorfall wäre z. B. der Kauf eines Akkus für den Laptop.
Jeder Geschäftsvorfall muss beleghaft dargestellt werden. In der Praxis bedeutet das, dass der Selbstständige Buchführungspflichten zu erledigen hat. Der erste Schritt zu einer perfekten Buchhaltung besteht darin, sämtliche Belege aller Geschäftsvorfälle, die relevant sind, geordnet abzulegen. Das gebieten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.
In der analogen Welt, sprich in einem ganz normalen Büro, würde eine Sekretärin zum Beispiel einen Ordner beschriften auf dem „Rechnungseingang“ steht und dort alle Rechnungen ablegen, die für betriebliche Anschaffungen geschrieben werden. Im Online-Business braucht es dafür einen digitalen Ordner.
Sich effizient zu organisieren bedeutet, zuerst die Strukturen zu durchdenken und dann konsequent zu benutzen. Es hat sich bewährt, die Erfahrungen aus der analogen Welt in die digitale Welt zu übertragen. Die wichtigsten digitalen Ordner, die jeder Freelancer braucht, sind diese:
- Bank
- Kasse
- Rechnungseingang
- Rechnungsausgang
- Stammakte
- Schriftverkehr
In den Bankordner sollten einmal monatlich die Online-Kontoauszüge abgelegt werden. Grund ist, dass manche Banken die Kontoauszüge lediglich 180 Tage rückwirkend online bereitstellen. Unternehmer sind jedoch dazu verpflichtet sind, alle Belege für mehrere Jahre aufzubewahren. Deshalb ist dieser Ordner unverzichtbar. Die Aufbewahrungsfristen von z. B. Bankauszüge liegen bei 10 Jahren. Die Handelskammer Hamburg hat einen umfassenden Ratgeber zum Thema handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen herausgegeben. Jeder Selbstständige muss darüber Bescheid wissen und sollte sich informieren.
Der Ordner für die Kasse ist für alle Barbelege notwendig. Auch als digitaler Nomade muss ein ordentliches Kassenbuch geführt werden. Allerdings können Barbelege fotografiert und dem digitalen Buchungssatz beigefügt werden. Dennoch empfiehlt es sich aus Sorgfaltspflicht, die Barbelege zusätzlich zu kopieren und die Originale sowie Kopien aufzubewahren. Warum? Viele Kassenbons werden auf Thermopapier gedruckt. Die Schrift verblasst und damit ist dieser Beleg praktisch ungültig. Wer viel reist und keinen Platz für die Papiere hat, schickt alle 4 Wochen einen Umschlag in die Heimat. Noch besser ist es, Barausgaben komplett zu vermeiden und soweit wie möglich alles auf (digital zu empfangender) Rechnung zu kaufen. Das minimiert den Buchhaltungsaufwand.
Die Stammakte ist eine Akte für alle Belege, die dauerhaft von grundlegender Bedeutung für die Selbstständigkeit sind. Hier wird zum Beispiel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer abgelegt, die erteilte Steuernummer, die steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung, das polizeiliche Führungszeugnis, Verträge mit Kunden und Lieferanten, eine Kopie des Personalausweises und/oder des Reisepasses, die Gewerbeanmeldung falls vorhanden, Basisvereinbarungen mit Behörden, Banken und anderen Geldgebern, Darlehensunterlagen und andere ähnlich wichtige Belege.
Buchhaltung organisieren: Online für Ordnung sorgen
Früher wurden Belege zwischen Mandant und Steuerberater hin und her geschickt, heute ist Buchhaltung viel einfacher geworden. Freelancer können ihre Buchhaltung einfach selbst erledigen. Dazu nutzen sie eine professionelle Buchhaltungssoftware. Bei Lexware ist ein leistungsfähiges Buchführungsprogramm verfügbar. Buchhaltung in der Cloud ist damit gar kein Problem. Zudem verfügt der Anbieter über zuverlässige Informationen rund um die Buchhaltung. Es werden Buchungssätze erklärt und die grundlegenden Funktionen erläutert. Die Arbeit mit dem Programm ist auch für Ungeübte zu schaffen. Voraussetzung ist, dass die nötigen Belege verfügbar sind, um die Buchungssätze auch alle korrekt erstellen zu können. Doch das sollte dank des durchdachten digitalen Ablagesystems kein Problem sein.
Rechnungen schreiben für Einsteiger und Profis
Zu den Pflichten eines Selbständigen gehört die Rechnungsstellung. Auch hier hat der Anbieter Lexware eine Lösung im Portfolio. Die Buchhaltungssoftware beinhaltet auch das Modul der Rechnungserstellung. Die Handhabung ist zeitsparend möglich und auch für Laien innerhalb kurzer Zeit zu bewältigen. Das Programm fragt die relevanten Grundlagendaten ab und führt zentrale Voreinstellungen aus.
Wichtig: Um Rechnungen schreiben zu können, müssen buchhalterische Basisdaten eingepflegt werden und dazu gehört zum Beispiel auch die Steuernummer. Diese muss parat sein. Für Freelancer, die eine ordentliche Organisationsstruktur aufgebaut haben, ist der Beleg schnell gefunden, denn dieser befindet sich in der Stammakte.
Umsatzsteuervoranmeldung einreichen
Für Selbstständige, die sich aufgrund der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen, ist das Einreichen der Umsatzsteuervoranmeldung irrelevant. Alle anderen jedoch müssen entweder quartalsweise oder monatlich die steuerliche Verpflichtung erfüllen. Professionelle Buchhaltungssoftware wie das Programm von Lexware bietet selbstverständlich eine Schnittstelle zu den Finanzbehörden in Deutschland.
Gewinn- und Verlustrechnung erstellen
Wenn die Reise um die Welt mehr als ein Jahr dauert, könnte es dazu kommen, dass eine Steuererklärung eingereicht werden muss. Auch das ist auf elektronischem Wege möglich. Ist die Buchhaltung korrekt erfasst, ist die Auswertung zur Gewinn-und Verlustrechnung nur einen Knopfdruck entfernt. Für die Steuererklärung, die online über Elster erledigt werden kann, sind die Angaben aus der Gewinn-und Verlustrechnung nötig. Einige Zahlen daraus müssen in das Steuerformular eingetragen werden. Ist die Buchhaltung korrekt gemacht, ist dieser Teil der Steuererklärung unkompliziert zu erledigen.
Fazit: Gute Organisation spart Zeit und Geld für den Steuerberater
Freelancer können buchstäblich frei durch die Welt reisen und haben keinen Steuerberater in Deutschland nötig. Sind sie von Anfang an gut organisiert und legen ihre Belege strukturiert ab, lassen sich die gesetzlichen Verpflichtungen in Deutschland auch unter südlicher Sonne mit wenig Aufwand bewältigen.
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Ich arbeite seit einem Monat als Freelancer. Ich habe mir bisher noch nicht sehr viele Gedanken über die Buchhaltung gemacht. Danke für den Tipp sämtliche Belege aller Geschäftsvorfälle geordnet abzulegen.
In zwei Wochen werde ich meine Reise nach Lateinamerika beginnen. Ich möchte nebenbei freiberuflich tätig sein. Danke für den Tipp, dass es Buchhaltungssoftware gibt und man eine Cloud verwenden kann. Ich denke, dass eine digitale Buchhaltung sehr vorteilhaft sein kann.
Ich habe von meinen Bekannten gehört, dass sie ihre Steuererklärung auch über Elter machen. Alles ist immer einwandfrei funktioniert. Das finde ich toll, dass man die ganze Buchhaltung online machen kann.
Interessant, dass jeder Freelancer die Order Kasse, Rechnungen und Schriftverkehr braucht. Ich beschäftige mich das erste Mal mit der Buchhaltung. Ich denke das wichtigste wird bei mir sein, dass ich Ordnung halte und den Überblick bewahre.
Die Benutzung einer professionellen Software wie Lexware, die Sie vorschlagen, kann sicherlich für den ein oder anderen Freelancer sinnvoll sein. Doch durch eine hohe Anzahl an Personal steigt eben auch die Komplexität der Buchhaltung, wie ich selbst in Erfahrung bringen durfte. Gerade in diesen Fällen kann man selbst schnell in Vollzeit als Buchhalter arbeiten, was bestimmt nicht wirklich der Plan war als man sich selbständig gemacht hat. Ich denke, dass ab einer bestimmten Größe eine professionelle Buchhaltung Sinn macht.